Dostawa bez faktury – co robić?

Przy prowadzeniu Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów każde nabycie towarów lub materiałów musi być zaewidencjonowane w księdze natychmiast po ich otrzymaniu, najpóźniej po przed przekazaniem ich do magazynu/przerobu/ sprzedaży (rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. (Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.) § 17 ust. 1). Ale co w sytuacji kiedy otrzymaliśmy towar bez faktury?

Przypadek taki został przewidziany w § 16 wspomnianego Rozporządzenia. Według tego przepisu w sytuacji, kiedy towar/materiał został dostarczony lub przekazano go do obrotu bez faktury, to ewidencja takiego zapisu w księdze podatkowej musi nastąpić w oparciu o opis dostawy. Dokument taki musi zawierać:

– imię i nazwisko dostawcy (nazwę firmy),
– adres dostawcy,
– ilość towaru/materiału,,
– rodzaj,
– cenę jednostkową
– wartość,
– datę dostawy,
– podpis osoby przyjmującej dostawę.

Tak sporządzony opis stanowi dowód zakupu i musi być dołączony do dostarczonej później faktury. Jeśli wraz z dostawą towarów/materiałów bez faktury dostarczono też specyfikację składającą się z podanych wyżej elementów, to może ona zastąpić opis dostawy.

W przypadku wystąpienia różnicy pomiędzy wartością na fakturze, a wartością na sporządzonym opisie dostawy, należy zaewidencjonować ją w księdze w dniu otrzymania faktury.

Może nastąpić sytuacja, gdy faktura zostanie nadesłana w miesiącu dostawy. Zapisu w księdze należy wtedy dokonać w tym samym miesiącu. Wniosek z tego, że w zasadzie zapis nie musi być sporządzany niezwłocznie po dostawie, ponieważ do ostatniego dnia miesiąca należy oczekiwać na nadesłanie faktury. Jeśli natomiast faktura nie zostanie nadesłana do końca miesiąca, to operacja musi zostać wprowadzona do księgi w miesiącu dostawy na postawie sporządzonego opisu dostawy.

Nieco inne zasady obowiązują podatników dokonujących wpisów w księdze na zasadach określonych dla biur rachunkowych, ale o tym w kolejnym artykule 