Nierzadko zdarza się sytuacja, kiedy wiemy o istnieniu operacji gospodarczej (wykonano przelew, dostarczono towar itp) a nie dotarły do nas dokumenty źródłowe. Jak ująć taką operację prowadząc pełną księgowość?
Podstawą sporządzania rzetelnych zapisów księgowych w księgach są dowody księgowe, inaczej zwane dowodami źródłowymi . Jednak co w sytuacji kiedy nie ma możliwości w danej chwili uzyskania właściwego dowodu księgowego?
Zgodnie z art. 20 Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku, do dowodów księgowych należą dowody:
– zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
– zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
– wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki,
– zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
– korygujące poprzednie zapisy,
– rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Ustawa dopuszcza też tzw. dowody zastępcze, które mogę być uznane jako dokumenty księgowe, ale tylko do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego. Uznanie takiego dokumentu jako dowodu księgowego jest możliwe tylko w uzasadnionych sytuacjach. Na pewno nie mogą być podstawą zapisów księgowych przy zakupie opodatkowanym podatkiem od towarów i usług oraz skupie metali nieżelaznych od ludności.
Należy też pamiętać o tym, że dowód zastępczy powinien posiadać elementy dowodu księgowego, do których należą (zgodnie z art. 21 ust. 1 Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994):
– określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego
– określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
– opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
– datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
– podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
– stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Ustawa dopuszcza zaniechanie zamieszczania na dowodzie podpisu wystawcy, opisu operacji, określenie rodzaju dowodu, określenie stron, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów. Pamiętajmy jednak, że dla celów dowodowych, windykacyjnych itp., podpisy strony potwierdzającej zobowiązanie są naszym zdaniem nieodzowne.
